“Bedrijven verliezen tijd en geld door onzorgvuldig met kennis en expertise om te gaan”

Waarom is kennismanagement zo belangrijk?

Hans Van Heghe: “Kennismanagement is een manier om richting te geven aan je organisatie. Wanneer je bedrijfsvoering gebaseerd is op kennismanagement, gaat informatie niet verloren wanneer iemand je organisatie verlaat, kunnen nieuwkomers zich snel en doelgericht inwerken en vinden werknemers snel antwoorden zonder opnieuw inhoud te moeten creëren die al bestond. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar is het niet. In de praktijk zijn er maar weinig werkgevers die kennis en expertise als een grondstof zien en er dus ook een structuur rond bouwen. Wanneer een medewerker op pensioen gaat of ontslag neemt, gaan ze ervan uit ‘dat het wel goed komt’, maar dat is meestal niet zo. In realiteit gaat veel tijd en geld verloren door onzorgvuldig met kennis en expertise om te gaan.”

De vergrijzing is een extra argument om op kennismanagement in te zetten. Veel oudere medewerkers stromen de komende jaren uit. Die kennis wil je als bedrijf niet verloren laten gaan.

Hans Van Heghe: “Klopt, en ik denk dat vandaag niet zozeer de vergrijzing maar wel de druk op de arbeidsmarkt gecombineerd met de impact van corona op het mentale welzijn van mensen de drijfveer is. Bedrijven hebben het erg moeilijk om nieuwe medewerkers aan te trekken. En er is ook veel uitval. Kennismanagement – en zeker kennistransfer – helpt om de continuïteit te garanderen. Er zijn systemen, structuren en methodes om op terug te vallen.”

Hoe meer verloop, hoe groter de nood aan kennismanagement?

Hans Van Heghe: “Dat lijkt me wat te kort door de bocht. Het is eerder sector- en businessafhankelijk. In sommige gevallen zijn de processen uit zichzelf al heel gestructureerd en is er geen bijkomend systeem van kennistransfer nodig. Denk bijvoorbeeld aan verzekeringsmaatschappijen en de manier waarop zij schadedossiers opstellen en beheren. Daar hoeft in veel gevallen geen extra laag kennismanagement bovenop te komen. Eigenlijk kan je stellen: hoe complexer de omgeving en hoe minder gestructureerd de processen uit zichzelf zijn, hoe groter de behoefte aan kennistransfer is. Uiteindelijk speelt de expertise van mensen zijn voornaamste rol bij uitzonderingen, problemen en conflicten en bij innovatie.”

Er is veel software op de markt om daarbij te helpen. Waar ligt het verschil met wat jij doet?

Hans Van Heghe: “Klopt, maar software alleen is niet voldoende. Sharepoint en dergelijke kunnen je inderdaad helpen om informatie te stockeren, maar wat vooral belangrijk is, is de visie en de aanpak die erachter zit. Daar hebben bedrijven het doorgaans moeilijk mee. Of ze negeren het gewoon. Ze investeren in software, maar hebben geen methode om informatie te structureren en continu te managen. Dat is waar ik een antwoord op geef.”

Hoe begin je aan kennismanagement?

Hans Van Heghe: “Je moet eerst en vooral weten welke informatie in je organisatie belangrijk is en waar de risico’s zitten. Om de kenniswaarde in een organisatie te ontdekken, gebruik ik zelf de VEGO-aanpak, waarbij V voor Vitale informatie en kennis staat, E voor Essentiële informatie en kennis, G voor Generieke, in te huren informatie en O voor Open, vrij beschikbare informatie. Neem je de V weg, dan stort je organisatie in elkaar. Valt de E weg, dan heb je ongeveer zes maanden re-engineering nodig. G en O zijn dan weer minder problematisch, aangezien het informatie is die je makkelijk weer vanuit de markt kunt binnenbrengen. Eens je deze oefening gedaan hebt, weet je perfect welke kennis je moet borgen en waar je transfers rond moet organiseren. Het is dan ook veel makkelijker om medewerkers in je organisatie te laten roteren en op nieuwe noden in te spelen. Zo kom je tot een evenwicht – noodzakelijk en anders voor iedere organisatie – tussen brede en diepe kennis en expertise.”

Je bent zelf al meer dan twintig jaar met intelligent kennisbeheer bezig en schreef er ook verschillende boeken over. Hoe is het destijds begonnen?  

Hans Van Heghe: “In 1996 leidde ik voor mijn toenmalige werkgever een overname van een communicatiebureau in goede banen. Die mocht ik met de interne documentatieafdeling laten samensmelten, wat me in de wereld van teksten en technische vertalingen bracht. Ik zag er hoe ontwerpers moeite hadden om technische gegevens op een duidelijke manier te vertalen zodat gebruikers ze op de juiste manier zouden interpreteren. Dat zette me aan het denken. Het was ook de periode waarin de eerste generatie documentmanagementsystemen ontstonden. In de feiten waren die systemen niets meer dan gestructureerde databanken. Er was weinig flexibiliteit en de verzameling van metadata was beperkt en technisch van aard. Dat moest beter kunnen, dacht ik. Na vele, lange gesprekken met proffen psychologie en pedagogie in Leuven heb ik toen een eerste methode voor transfer van informatie en kennis ontwikkeld. Daarop ben ik blijven verder werken, wat uiteindelijk geleid heeft tot een set van dertien methodes en instrumenten om te komen tot een beleid en invulling van informatie- en kennisbeheer. VEGO, kennistransfer organiseren en realiseren zijn er daar drie van.”

• Lees ook de testimonial van Christoph Mattheeuws, deelnemer van de opleiding in 2022: "Om van kennismanagement een succes te maken, moet iedere medewerker er op een of andere manier mee bezig zijn."

In de 5-daagste training op Kulak geeft Hans Van Heghe je inzicht in de basisbeginselen van kennismanagement en toont hij hoe je kennistransfer kan opzetten. Elke sessie eindigt met een oefening zodat je praktische ervaring opdoet en meteen in je eigen organisatie aan de slag kunt. Schrijf in via puc.kuleuven.be