Aha-moment in de opleiding Organisatiedesign na experiment met lampionnen

Functioneel versus ordergebaseerd

Als opwarmer kregen we een introductie in de geschiedenis van de traditionele, functionele manier van organiseren. Met tussenstops langs Smith, Taylor en Ford leerden we meer over de context waarin deze organisatiewijze ontstond, de achterliggende premissen en de voordelen en beperkingen ervan.

Vervolgens maakten we dieper kennis met het alternatief van de ordergebaseerde structuur. In plaats van te werken in gespecialiseerde silo’s waar alle producten langs moeten, worden klantvragen gedefinieerd in termen van orders, waarbij – idealiter - een multidisciplinair team het volledige productieproces doorloopt.

Het is allemaal de schuld van de knippers!

Een experiment waarin we aan de slag gingen met het maken van lampionnen, confronteerde ons meteen met de beperkingen van die eerste. Zelfs bij een heel simpel productieproces zorgde een functionele taakverdeling voor een hoge werkdruk op de ene afdeling en verveling op de andere, overzicht ontbrak en de schuld werd naar elkaar doorgeschoven.

Wanneer we ons daarentegen ordergebaseerd organiseerden, sloegen we er wel in degelijke lampionnen af te leveren. Een belangrijke kanttekening is wel dat een functioneel design in bepaalde contexten voordelig kan zijn, maar in een VUCA-omgeving* is het niet aan te raden.

Aha, zo (her)ontwerp je organisaties

Die redenering en inzichten uit de eerdere lessen kwamen samen in het volledige ontwerpproces van de moderne sociotechniek. Deze schrijft voor om eerst en vooral de missie, visie en strategie duidelijk te formuleren, hieruit ontwerpeisen af te leiden en systeemgrenzen af te bakenen. Vervolgens bepaalt een omgevingsanalyse hoe de uitvoerende taken best te organiseren. Via de ‘decentraal, tenzij’-regel worden ook de voorbereidende, ondersteunende en regelende taken verdeeld, waarna (en niet eerder!) de besturingsstructuur gedesignd kan worden. Als laatste stap volgt het systeemontwerp.

Maar hoe definieer je dan precies die orders voor een ordergebaseerde organisatie? Aan de hand van oefeningen en enkele levendige discussies kreeg iedereen meer voeling met het onderscheiden van prestatie-eisen en sorteercriteria. Een casus uit de praktijk, CultuurConnect, maakte dit proces nog bevattelijker. Jan Braeckman en Sarah Maréchal vertelden over de problemen waarop ze stootten in hun aanvankelijke organisatie en hoe zij de kanteling hebben gemaakt naar een meer ordergebaseerde structuur.

Tot slot werden enkele tips en handvaten aangereikt voor het ontwerpen van de besturingsstructuur en we werden naar huis gestuurd met de wet van Ashby en de vraag hoe je externe variatie kan dempen en interne variatie kan versterken.

- Janne Eijckmans, deelneemster Organisatie(re)design 2024

*Volatile, Uncertain, Complex and Ambiguious