Hoe organisatiedesign kan bijdragen tot duurzame groei

Geert Van Hootegem, arbeids- en organisatiesocioloog aan de faculteit Sociale Wetenschappen van KU Leuven, is de drijvende kracht achter het nieuwe leadership programme ‘Organisatiedesign als sleutel voor duurzame groei’. Zijn ambitie is groot: “In Nederland is organisatiedesign een vak aan de universiteiten, en er zijn veel bureaus en professionals die zich ermee bezighouden. In Vlaanderen gebeurt organisatiedesign vaak ‘tussen de soep en de patatten’. Met dit achtdaagse traject wil ik het hiaat vullen en een solide, evidence-based vorming aanbieden.”

Naar een structuur die de doelstellingen van de organisatie ondersteunt

Organisatiedesign gaat over het structureren van een organisatie. “Je ontwerpt je organisatie op een manier dat het de doelen optimaal ondersteunt”, verduidelijkt Geert Van Hootegem. “Het gaat verder dan intuïtie of buikgevoel en vereist een wetenschappelijke aanpak. Het doel is om de organisatie effectiever te maken en haar in staat te stellen zich aan veranderende omstandigheden aan te passen. Organisatiedesign is een belangrijke sleutel in de aanpak van complexe uitdagingen zoals digitale transformatie, ziekteverzuim en arbeidstekorten.”

Volgens Jan Braeckman, organisatiecoach van Cultuurconnect en een van de externe sprekers in de opleiding, zet organisatiedesign aan om na te denken over de fundamentele doelstellingen van de organisatie en de structuur die deze doelstellingen ondersteunt. “Het doorbreekt de intuïtieve benadering van organisatiestructuur en biedt een theoretisch kader om de organisatie effectiever vorm te geven”, klinkt het.

Van een mono- naar een multidisciplinaire benadering

Een van de basisinzichten uit de opleiding is dat de structuur van een organisatie bepalend is voor het gedrag van de mensen die erin werken. De deelnemers aan de opleiding ervaren dit zelf tijdens een interactief simulatiespel. Prof. dr. Van Hootegem legt uit: “Er zijn verschillende benaderingen voor de organisatie van werk. De eerste benadering is traditioneel, waarbij taken en bewerkingen in verschillende afdelingen worden verdeeld. Dit leidt vaak tot isolatie tussen afdelingen, waarbij medewerkers van de ene afdeling niet op de hoogte zijn van wat er bij andere afdelingen gebeurt. Denk bijvoorbeeld aan een ziekenhuis waar de hartspecialist, de verpleger en de kinesist elk op hun eigen afdeling werken.”

Het alternatief, volgens Geert Van Hootegem, is een functionele en multidisciplinaire organisatie. “Medewerkers met verschillende specialiteiten maar met een gemeenschappelijk doel, bijvoorbeeld de behandeling van patiënten, laat je in dezelfde ruimte werken. Dit bevordert niet alleen de samenwerking en communicatie, maar ook de uiteindelijke doelstelling van de organisatie. In plaats van monodisciplinariteit evolueer je naar multidisciplinariteit.”

Van Hootegem merkt op dat het niet alleen gaat om efficiëntiewinst, maar ook om waardecreatie voor zowel product, klant als medewerker. “Organisatiedesign helpt om verborgen capaciteiten binnen de organisatie te herkennen en te benutten en zo om meer waarde te leveren."

Praktijkgerichte aanpak…

Cultuurconnect, een organisatie die Vlaamse gemeenten begeleidt bij de digitale uitdagingen van hun cultuurbeleid, is intussen twee jaar met haar ‘organisatieproces’ bezig. “Uit de vele gesprekken en oefeningen met experts – onder wie ook Geert – leerden we dat onze oorspronkelijke functionele organisatiestructuur, de meest populaire in onze economie, ons tegenwerkte. De afstemming tussen de verschillende afdelingen verliep moeizaam en vroeg veel interventies op managementniveau. De eigenlijke afstemming over het werk gebeurde vaak buiten de formele structuur. Ons parcours gaf ons een analytisch kader om op de organisatie toe te passen. We ontdekten zo waar de fouten zaten en leerden oplossingen te zien.”

De aha-erlebnis van Jan Braeckman en zijn collega’s is meteen ook de reden waarom ze graag aan de opleiding van Geert Van Hootegem meewerken. “Het is interessant om ervaringen te delen met mensen die voor dezelfde uitdagingen staan en te zien hoe ze reageren. Ik ben zeer benieuwd naar de vragen en oplossingen van de deelnemers in het traject.”

… met cases van UZ Leuven, Stas en Cultuurconnect

Geert benadrukt het belang van die praktische benadering: “Het is heel leerrijk om de theorie direct in de praktijk toegepast te zien. Door met anderen te spreken, krijg je een andere kijk op het organisatieproces. Het is continu bijleren. Daarom ook dat we drie externe organisaties – Stas, UZ Leuven en Cultuurconnect – bij de opleiding betrekken.”